ETBİS Kaydı Nasıl Yapılır?
ETBİS kaydında kimlerin başvurduğu, hangi bilgilerin istendiği ve sık hatalar. Güncel eşikleri resmi kaynaktan teyit edin.
ETBİS nedir?
ETBİS, Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi’dir. Türkiye’de elektronik ticaret faaliyetinin Ticaret Bakanlığı’na bildirildiği resmi kayıttır. Amaç, hizmet sağlayıcının kim olduğunu, hangi ortamda satış yaptığını ve iletişim bilgilerini kayıt altında tutmaktır. Bu bir altyapı özelliği değildir. Mağaza paneli ETBİS’in yerine geçmez. Bildirimi şirketiniz, yetkilendirdiğiniz kişi aracılığıyla sisteme girer.
Kayıt, sitenizin yayında olduğunu devlete gösteren bir vitrin rozeti gibi de düşünülmemelidir. Eksik veya güncel olmayan bilgi, sonradan düzeltme ve idari süreç doğurabilir. Bu yazı süreç anlatır. Ciro eşiği, ceza tutarı veya “şu tarihten itibaren herkes zorunlu” gibi rakamlar vermez. Mevzuat değişir. Başvurudan önce Ticaret Bakanlığı’nın güncel ETBİS duyurusunu ve gerekirse mali müşavirinizi esas alın.
Fladrio mağazası açmak, ETBİS bildiriminin otomatik yapıldığı anlamına gelmez. Şirket unvanı, alan adı ve satış kanalı sizin bildiriminizdedir. Altyapıyı geliştiren Wiwico Bilişim Teks. San. Tic. Ltd. Şti., sizin yerinize hizmet sağlayıcı olmaz. Müşterinizin gördüğü satıcı sizsiniz.
Siteyi henüz planlıyorsanız bildirimi, alan adı ve yasal sayfalar netleşince tamamlamak daha az düzeltme gerektirir. Kurulum sırası e-ticaret sitesi kurmak yazısındadır. Yalnızca pazaryerinde satış yapıyorsanız da yükümlülük doğabilir; “kendi sitem yok” cümlesi tek başına muafiyet değildir. Bunu da resmi metinden teyit edin.
Kimler kayıt olmalı?
Elektronik ticaret hizmet sağlayıcıları ve bazı aracı hizmet sağlayıcılar ETBİS kapsamındadır. Kendi sitesinden satış yapan şirket, pazaryerinde mağaza işleten satıcı ve başkasına sanal mağaza altyapısı sunan işletme bu çerçevenin içinde konuşulur. Tam liste ve istisnalar yönetmelikte yazılıdır. “Küçük olduğumuz için gerekmez” varsayımı, eşik güncellendiğinde sessizce yükümlülük doğurabilir. Eşiği burada sayı olarak tekrarlamıyoruz.
Yeni kurulan bir limited şirket ile şahıs işletmesi aynı formu doldurmaz gibi görünse de ikisinde de istenen, ticaret unvanı ve vergi bilgileridir. Ortaklık yapısı değişirse bildirim de güncellenir. Ajans, müşterisinin adına haber vermeden kayıt açmamalıdır. Ajansın rolü hatırlatmak ve ekrandaki mağaza adresini doğru iletmektir. Bayi ilişkisi bayilik yazısında anlatılır.
Yurt dışına satış da Türkiye’deki satıcı yükümlülüğünü silmez. Mikro ihracat veya çok dilli vitrin, ETBİS’in alternatifi değildir. Yurt dışı operasyonu e-ihracat rehberinde, dil yapısı çok dilli e-ticaret sayfasındadır. İkisini de bildirimi tamamlamadan “tamamen yasalız” diye pazarlamayın.
e-Fatura zorunluluğu ayrı bir mevzuattır. ETBİS’e kayıtlı olmak e-fatura mükellefi olmak anlamına gelmez, tersi de tek başına ETBİS’i bitirmez. İki süreci yan yana tutun. e-Belge tarafı e-fatura sayfasında ve zorunluluk yazısında süreç olarak durur.
Gerekli belgeler
Sistem dönemsel olarak farklı alanlar isteyebilir. Tipik olarak şunlar hazırlanır: ticaret unvanı, vergi numarası, MERSİS numarası, adres, telefon, yetkili e-posta, satış yapılan internet adresi ve varsa pazaryeri mağaza bağlantısı. Şirket türüne göre imza yetkisi veya ek kimlik alanı çıkabilir. Güncel alan listesini başvuru ekranından okuyun, bu paragrafı form sanmayın.
Belgeleri tararken unvanın vergi levhasındaki gibi yazılmasına dikkat edin. Sitede kısa marka adı, bildirimde ticari unvan durur. İkisi farklı olabilir; müşteriye görünen marka ile tüzel unvanı karıştırmayın. Footer’da ikisini birden göstermek, mesafeli satış metniyle de uyumu kolaylaştırır.
Alan adı henüz size ait değilse başvuruda başkasının alanını yazmayın. Ajans hesabında duran alan adı, yenileme günü kapanırsa bildirimdeki adres de boşa düşer. DNS ve sahiplik notu taşıma rehberinin başında da vardır.
Pazaryeri linki verirken doğru mağaza URL’sini kopyalayın. Trendyol, Hepsiburada, N11 veya Amazon mağazalarınız ayrı satır olabilir. Kapattığınız kanalı bildirimde açık bırakmak, güncelleme borcu yaratır. Yeni kanal açınca da kaydı güncelleyin. Yılda bir “değişen bir şey var mı” kontrolü yeterli bir takvimdir.
Başvuru adımları
İlk adım, güncel başvuru adresini bakanlığın kendi sayfasından açmaktır. Arama sonucundaki eski rehber sitelerine şifre girmeyin. Resmi ekranda e-Devlet veya tanımlı yetkili hesabı ile giriş istenir. Yetkili siz değilseniz, muhasebecinize veya şirket yetkilisine ekranı birlikte açın.
İkinci adım, hizmet sağlayıcı bilgilerini levhadaki unvanla doldurmaktır. Üçüncü adım, elektronik ticaret ortamlarını eklemektir: kendi sitenizin adresi, gerekiyorsa pazaryeri mağazaları. Dördüncü adım, iletişim ve adres. Beşinci adım, özeti okuyup göndermektir. Onay veya düzeltme mesajı, başvuruda yazdığınız e-postaya gelir. O kutuyu kampanya arşivine gömmeyin.
Başvuru sırasında mağaza kapalıysa “yakında” sayfası yerine, en azından unvan, adres ve taslak yasal metinler görünen bir adres vermek incelemede daha anlaşılırdır. Boş bir parka domain yönlendirmek, ortam bilgisini anlamsız kılar. Fladrio’da yasal sayfaları yayına almadan reklam açmama uyarısı kurulum listesinde de vardır.
Kayıt numaranızı veya sistemin verdiği referansı şirket dosyasına yazın. Personel değişince bu numara kaybolmasın. Güncelleme yaparken eski başvuruyu ikinci kez sıfırdan açmak yerine mevcut kaydı düzenleyin. Çift kayıt, hangi adresin güncel olduğu karmaşasını büyütür.
Panel içi mağaza işleri ETBİS ekranında yapılmaz. Ürün, kargo ve ödeme için yardım sayfasına, paket kapsamı için paketler sayfasına bakın. Başvuruyu Fladrio destek ekibinden beklemeyin; resmi sistem şirket yetkilisindedir.
Son çubuk bilerek tamdır: eşik ve form alanını resmi kaynaktan okumadan göndermeyin. Diğer çubuklar sizin dosyanızın hazırlık ağırlığıdır, bir istatistik değildir.
Sık yapılan hatalar
En sık hata, başkasının blogundaki eşik rakamını kendi muafiyetiniz sanmaktır. İkinci hata, marka adını unvan yerine yazmaktır. Üçüncü hata, ajansın kişisel e-postasını bildirim adresi yapmaktır. Ajans ayrılınca bakanlık yazısı okunmaz. Dördüncü hata, site taşınınca yeni adresi bildirmemektir. Yönlendirme SEO için çalışsa bile kayıtlı ortam eski kalır.
Beşinci hata, ETBİS ile e-faturayı aynı gün bitmiş saymaktır. e-Belge entegrasyonu muhasebe yazılımı ve Gelir İdaresi süreçlerine bağlıdır. Fladrio siparişten belge üretimini destekler; mükellefiyetinizi siz ve müşaviriniz takip eder. Altıncı hata, yalnızca Türkçe yasal metin bırakıp yabancı dilde satış açmaktır. Bu ETBİS formunun değil, tüketici bilgilendirmesinin eksiğidir. Yine de kayıtlı satıcı olarak sizin sorumluluğunuzdadır.
Yedinci hata, kayıt ekranındaki KEP, telefon veya adres değişince mağaza footer’ını unutmaktır. Müşteri sözleşmede bir adres, bildirimde başka adres görürse uyuşmazlıkta metin zayıflar. Sekizinci hata, “altyapı firması halleder” diye bekleyip yayına reklamla çıkmaktır. Demo paneli gösterir, resmi bildirimi yapmaz.
Ceza veya yaptırım tutarını bu yazıda tahmin etmiyoruz. Güncel yaptırımı mevzuattan okuyun. Erken ve doğru bildirim, tahmin yürütmekten ucuzdur.
Sonuç
ETBİS kaydı, satış yaptığınız ortamları ve şirket kimliğinizi Ticaret Bakanlığı sistemine bildirmenizdir. Eşik ve form alanları değişebileceği için başvuru günü resmi duyuruyu açın. Unvan, alan adı ve e-posta sitedeki bilgilerle aynı olsun. Mağaza kurulumu için demo ve neden Fladrio sayfasına, e-belge için e-fatura sayfasına bakın. Bildirimin kendisi sizin yetkili hesabınızdan tamamlanır.